آرشیو اسناد
در اين تعريف جامع از فن بايگانی باید گفت در حقیقت بايگانی فن طبقه‌بندی ، تنظيم ، حفظ و نگهداری اسناد و مدارك می باشد ، به نحوی كه بتوان با سرعت و سهولت و اطمينان و با درنظر گرفتن توسعه پذيری به سند و مدرك موردنياز دسترسی پيدا نماییم . نرم افزار آرشیو اسناد توانا برنامه ای قدرتمند در زمینه اسکن ، بایگانی ، سازماندهی و یافتن فایل های مورد نظر می باشد . بوسیله نرم افزار آرشیو اسناد توانا می توانید به آسانی فایل هایتان را مدیریت و سازماندهی نمایید.
از امکانات این نرم افزار می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
امکانات :
- امکان تعريف انواع پرونده به همراه تعريف انواع فيلدهای اطلاعاتی برای نگهداری اطلاعات نوع پرونده ها
- امکان ایجاد، ثبت و ویرایش پرونده ها
- امکان طبقه بندی پرونده ها
- امکن ایجاد و طبقه بندی اسناد در سطوح دلخواه نظیر محرمانه، عادی و ..
- امکان ثبت شناسنامه سند نظیر خلاصه سند،نوع سند و سایر ویژگهای خاص سند به تعداد نامحدود
- امکان ذخيره انواع فرمت فايل در پرونده ها و قابليت تبديل انواع فرمت فايل مانند word, pdf به تصوير و نگهداری آنها
- امکان الصاق فایل های الکترونیکی به شناسنامه سند با فرمت های مختلف
- امکان اسكن تصاوير اسناد پرونده بصورت تكی و يا گروهی
- امكان جستجو بر اساس نوع پرونده، نوع سند و فیلدهای موجود در پرونده ها
- امکان بایگانی، پشتیبانی، نگهداری اسناد ومدارک موجود در سازمان
- امکان تعیین محل نگهداری فیزیکی اسناد
- امکان تعیین سطوح دسترسی کاربران براي چاپ ، ذخيره اطلاعات و تصاوير اسناد
- امکان تعيين سطح محرمانگی كاربران برای دسترسی به پرونده‌ها و مشاهده آنها بر اساس سمت و جایگاه سازمانی افراد
گزارشات :
- امکان گزارش گیری از انواع پرونده ها، اسناد و تصاویر اسکن شده در سازمان
- امگان گزارش گیری از محل های اختصاص داده شده به پرونده ها
- امکان ایجاد هر نوع گزارش بر اساس سیاستهای سازمانی و مدیریتی